Kennisgeving overeenkomstig artikel 13 van Verordening (EU) 2016/679 inzake de verwerking van persoonsgegevens van kandidaten in selectieprocedures voor personeelswerving

Overeenkomstig artikel 13 van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende gegevensbescherming (hierna de “verordening” of “AVG”), stelt WEP SA (hierna kortweg “WEP” of de “verwerkingsverantwoordelijke”), waarvan de identiteit en contactgegevens hieronder worden vermeld, u, in uw hoedanigheid van betrokkene, in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, in kennis van het volgende.

1) Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke.

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de artikelen 4 en 24 van de verordening is WEP SA, met maatschappelijke zetel in de Jetselaan 26, 1081 Brussel – België, in de persoon van haar wettelijke vertegenwoordiger pro tempore (tel. 0032 2 290 62 21).
U kunt contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke door te schrijven naar bovenstaand adres of door een e-mail te sturen naar het volgende e-mailadres: dataprotection@wep.org.

2) Voorwerp van de verwerking.

De verwerkte persoonsgegevens zoals – bij wijze van voorbeeld, maar niet beperkt tot – voornaam, naam, geboortedatum en geboorteplaats, woonadres, telefoonnummer, e-mailadres, fiscaal identificatienummer, gegevens met betrekking tot onderwijs- en beroepsachtergrond, videopresentatie, en andere persoonlijke identificatie-elementen in het curriculum vitae (bankgegevens, nummer identiteitsbewijs) (hierna “persoonsgegevens”) zijn de gegevens die door u (of door derden of bedrijven die zijn aangesteld voor de selectie van personeel) zijn meegedeeld tijdens de selectie en beoordeling van uw curriculum vitae en tijdens het sollicitatiegesprek met de verwerkingsverantwoordelijke.

De verwerkingsverantwoordelijke kan speciale categorieën van persoonsgegevens verwerken (artikel 9 AVG), zoals gegevens met betrekking tot gezondheid, gegevens voor het verifiëren van geschiktheid voor bepaalde functies, gegevens met betrekking tot het behoren tot beschermde categorieën, indien dit noodzakelijk is voor de activiteit waarvoor u zich kandidaat stelt.

3) Doel en rechtsgrondslag van gegevensverwerking.

Persoonsgegevens worden door de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt voor:

1. de uitvoering van de overeenkomst en/of de vervulling van precontractuele maatregelen [artikel 6, lid 1, punt b); artikel 9, lid 2, punt b), AVG], zoals:

het naar behoren uitvoeren van de personeelsselectie of het voorstellen van andere aanbiedingen op werkgebied die overeenkomen met het beroepsprofiel van de kandidaat;
het nakomen van precontractuele en contractuele verplichtingen die nodig zijn voor het aangaan en/of uitvoeren van de arbeidsrelatie;

2. vervulling van de wettelijke verplichtingen [artikel 6, lid 1, punt c); artikel 9, lid 2, punt b), AVG], met name:

naleving van specifieke verplichtingen voorzien in wetten, bedrijfsreglementen, de nationale en Uniewetgeving, collectieve arbeidsovereenkomsten of door de bevoegde autoriteiten opgelegde verplichtingen;

3. nastreven van een gerechtvaardigd belang [artikel 6, lid 1, punt f), AVG] en vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of wanneer gerechten handelen in het kader van hun rechtsbevoegdheid [artikel 9,lid 2, punt f), AVG]:

uitoefening van de rechten van de verwerkingsverantwoordelijke in rechte en beheer van eventuele geschillen;
voorkomen en tegengaan van onwettige handelingen.

4) Wijzen van gegevensverwerking.

In verband met de bovengenoemde doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt met behulp van handmatige, geautomatiseerde en telematische middelen voor de loutere verwezenlijking van deze doeleinden en in elk geval op zodanige wijze dat hun veiligheid en vertrouwelijkheid gewaarborgd zijn, in overeenstemming met de bepalingen van artikel 32 van de verordening inzake veiligheidsmaatregelen en door speciaal daartoe gemachtigde personen, in overeenstemming met de bepalingen van artikel 29 van de verordening. De documentatie wordt zowel elektronisch als op papier opgeslagen. De verwerkingsverantwoordelijke informeert dat de verstrekte persoonsgegevens worden opgeslagen op een server binnen de Europese Unie.

5) Mogelijke ontvangers of categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens.

De persoonsgegevens die door de verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt, worden niet verspreid, d.w.z. ze worden niet bekendgemaakt aan niet-gespecificeerde personen, in welke vorm dan ook, noch worden zij beschikbaar of eenvoudigweg ter inzage gesteld. Zij kunnen echter worden meegedeeld aan personeel dat in dienst is van de verwerkingsverantwoordelijke en dat uitdrukkelijk is aangesteld als gemachtigde tot verwerking, conform artikel 29 AVG, en aan verwerkers die naar behoren zijn aangesteld conform artikel 28 AVG, die activiteiten in outsourcing uitvoeren namens de verwerkingsverantwoordelijke en die precieze instructies hebben ontvangen voor de verwerking van de gegevens (zoals bijvoorbeeld professionele bedrijven, IT-dienstverleners, enz.).

De gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan partijen die toegang hebben tot de gegevens op grond van bepalingen in de wet, regelgeving en Uniewetgeving (zoals overheidsadministraties, universiteiten/instellingen, toezichthoudende organen, bevoegde autoriteiten, wetshandhavingsinstanties, belastingdiensten, ministeriële organen, welzijns- en bijstandsfondsen, enz.) die, op hun uitdrukkelijk verzoek, de gegevens zullen verwerken in hun hoedanigheid van autonome verwerkingsverantwoordelijken, voor het uitvoeren van activiteiten ten behoeve van de bovengenoemde doeleinden.

6) Doorgifte van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie.

De verwerkingsverantwoordelijke geeft geen persoonsgegevens door aan derde landen of internationale organisaties.

7) Opslagperiode van de persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden opgeslagen voor de periode die nodig is om de specifieke doeleinden te bereiken waarvoor ze worden verwerkt en in elk geval voor een periode van maximaal 36 maanden vanaf ontvangst van het curriculum vitae, waarna ze automatisch worden verwijderd en hiervan geen kopieën worden bewaard.

8) Rechten van de betrokkene.

Overeenkomstig artikel 15 en volgende van de verordening hebt u als betrokkene te allen tijde het recht om uw rechten ten opzichte van de verwerkingsverantwoordelijke uit te oefenen, in de voorziene gevallen en behoudens uitzonderingen, door een e-mail te sturen aan dataprotection@wep.org of een aangetekende brief aan het adres van de verwerkingsverantwoordelijke.

Met name heeft de betrokkene:

het recht om bevestiging te krijgen van het al dan niet bestaan van persoonsgegevens die op hem/haar betrekking hebben en om deze gegevens in begrijpelijke vorm te ontvangen en, indien dit het geval is, het recht om geïnformeerd te worden over de doeleinden van de verwerking, de categorieën van persoonsgegevens en hun bron, de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de gegevens worden of kunnen worden verstrekt, de identificatiegegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, het al dan niet bestaan van geautomatiseerde verwerking, de toegepaste logica in geval van verwerking met behulp van elektronische hulpmiddelen en, waar mogelijk, de opslagperiode of de criteria die zijn gebruikt om deze periode te bepalen;
het recht om rectificatie, aanvulling van zijn/haar gegevens of beperking van de verwerking te verkrijgen;
het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking; om te verzoeken om verwijdering, het anoniem maken of blokkering van gegevens die in strijd met de wet zijn verwerkt (met inbegrip van gegevens waarvan de opslag niet noodzakelijk is in verband met de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of vervolgens verwerkt);
het recht om geheel of gedeeltelijk bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die op hem/haar betrekking hebben om gerechtvaardigde redenen, zelfs als dit relevant is voor het doel van de verzameling;
de mogelijkheid om overdraagbaarheid van de elektronische verwerkte gegevens te verkrijgen;
wanneer de verwerking op artikel 6, lid 1, punt a), of artikel 9, lid 2, punt a), van de verordening is gebaseerd, kan de betrokkene de toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de eerder verleende toestemming.

Onverminderd andere mogelijkheden van administratief beroep of een voorziening in rechte, heeft iedere betrokkene het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat waar hij/zij gewoonlijk verblijft, zijn/haar werkplek heeft of waar de beweerde inbreuk is begaan, indien hij/zij van mening is dat de verwerking van hem/haar betreffende persoonsgegevens inbreuk maakt op deze verordening, in de zin van artikel 77 van de verordening.

De Belgische autoriteit is de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – België, e-mailadres: contact@apd-gba.be.

9) Wanneer het verstrekken van persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is of een noodzakelijk vereiste voor het afsluiten van een overeenkomst; mogelijke gevolgen van het niet verstrekken van dergelijke gegevens.

Het verstrekken van gegevens is verplicht en een weigering om deze te verstrekken kan het onmogelijk maken om de selectiefase voort te zetten en de contractuele verhouding met de verwerkingsverantwoordelijke tot stand te brengen.

10) Bestaan van een geautomatiseerd besluitvormingsproces, inclusief profilering.

Op grond van artikel 13, lid 2, punt f), AVG, informeren wij u dat de verzamelde persoonsgegevens niet onderworpen zullen worden aan een geautomatiseerd besluitvormingsproces, waaronder profilering, zoals bedoeld in artikel 22, leden 1 en 4 van de verordening.

11) Verwerking van persoonsgegevens voor een ander doel dan waarvoor ze verzameld zijn.

Als de verwerkingsverantwoordelijke van plan is om uw persoonsgegevens verder te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor zij zijn verzameld, zal hij de betrokkene informatie verstrekken over dat andere doel en alle verdere relevante informatie als bedoeld in artikel 13, lid 2, van de verordening voordat een dergelijke verdere verwerking plaatsvindt.