WEP (hierna 'WEP' of 'wij') beschouwt uw privacy als een prioriteit. In die optiek verbinden wij ons ertoe om de persoonsgegevens van onze deelnemers, potentiële klanten en online gebruikers (hierna 'u') met de grootste zorg te behandelen en ze de best mogelijke bescherming te bieden in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna 'AVG') en de toepasselijke nationale wetgeving.
Dit charter informeert u over:
Datum van de laatste wijziging: 14.06.2018. Hieronder vindt u de gearchiveerde versies:
► Verklarende woordenlijst van de belangrijkste wettelijke termen die in dit Charter gebruikt worden
► Verklarende woordenlijst van de overige termen die in dit Charter gebruikt worden
2/ Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens en op welke grondslagen?
3/ Welke gegevens verzamelen we over u?
4/ Met wie delen we uw persoonsgegevens?
De Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit Charter ter bescherming van uw persoonsgegevens zijn WEP International en WEP België die respectievelijk hun maatschappelijke zetel hebben in: voor WEP International, De Neckstraat 24 in 1081 Brussel (ingeschreven bij de KBO onder het nr. 0476.725.504) en voor WEP België, Jetselaan 26 in 1081 Brussel (ingeschreven bij de KBO onder het nr. 0435.130.419). Dit Charter ter bescherming van uw persoonsgegevens is het resultaat van de overeenkomst die tussen hen werd gesloten om de uitoefening van uw rechten te faciliteren. Elke vraag of verzoek met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kan worden verstuurd naar het volgende e-mailadres: dataprotection@wep.org. U kunt uw rechten ook uitoefenen ten opzichte van en tegen elk van de medeverantwoordelijken.
We verzamelen persoonsgegevens over u om verschillende redenen.
WEP verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens voor een doeltreffende werking van haar diensten en om u de best mogelijke ervaring met haar diensten te kunnen bieden.
Daarnaast moet u ook weten dat we uw persoonsgegevens alleen kunnen verzamelen en gebruiken als dit gebruik gebaseerd is op een van de juridische grondslagen die door de AVG bepaald werd (bv. uw instemming of de uitvoering van een met ons gesloten overeenkomst).
Onderstaande tabel geeft een volledig overzicht van de doeleinden waarvoor WEP uw persoonsgegevens gebruikt, met daarnaast de overeenkomstige juridische grondslag.
| Doeleinden van de inzameling van uw persoonsgegevens | Juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens |
|
1/ Het beheer van de precontractuele relaties met potentiële klanten Wij beheren uw persoonsgegevens om zo een antwoord te kunnen bieden op de vragen die u stelt over uw deelname aan een informatievergadering; uw wens om een informatiebrochure te ontvangen over de diverse programma’s die door WEP worden aangeboden; uw deelname aan een online taaltest om uw niveau te kennen; uw diverse vragen die u per e-mail (meer bepaald via het contactformulier op onze site), brief of via de online chatruimte hebt verstuurd; uw online offertes; het aanmaken van een bezoekersaccount op onze website; uw bestellingen van pedagogisch materiaal via "WEP in de klas"; uw inschrijving op de nieuwsbrief en via strookjes die werden ingevuld op beurzen, opendeurdagen, festivals ... |
Het gerechtvaardigde belang van WEP om de persoonsgegevens van klanten te verwerken om zo een antwoord te kunnen bieden op de vragen en de verwachtingen die potentiële klanten stellen en hebben. (Artikel 6.1).f. van de GDPR) |
|
2/ Marketing gericht op onze Klanten en Potentiële Klanten, zijnde:
|
WEP heeft een gerechtvaardigd belang om de persoonsgegevens van zijn Klanten te verwerken (meer bepaald de gegevens die rechtstreeks werden verkregen in het kader van de deelname aan een van onze programma’s) en dit om hen te informeren over de andere programma’s en activiteiten die het organiseert. In toepassing van artikel XII.13(1) van het Wetboek van Economisch Recht en het Koninklijk Besluit van 4 april 2003 verwerkt WEP, nadat het hiervoor de voorafgaande toestemming heeft gekregen, de persoonsgegevens, met name de elektronische gegevens van de Potentiële Klanten, om hen te informeren over de andere programma’s en activiteiten die het organiseert. |
|
3/ Organisatie van wedstrijden De gegevens van de deelnemers aan een wedstrijd worden door WEP verwerkt met het oog op de waarborging van het goede verloop van de wedstrijd, meer bepaald om op een snelle en efficiënte manier contact op te nemen met de winnaars en hun de prijs te overhandigen. |
De uitvoering van een overeenkomst die met u werd gesloten (artikel 6.1.b) van de GDPR) naar aanleiding van een overeenkomst betreffende de deelname aan een wedstrijd. |
| 4/ De publicatie van uw getuigenissen | Uw toestemming (artikel 6.1.a) van de GDPR). |
| 5/ Het versturen van persberichten | Het gerechtvaardigde belang van WEP om de persoonsgegevens van journalisten te verwerken met het oog op het versturen en publiceren van persberichten (artikel 6.1).f. van de GDPR). |
|
6/ De inschrijving/voorinschrijving De inschrijvingsprocedure is een stap die voorafgaat aan uw deelname aan een van onze verblijven/programma’s. Wij verwerken uw persoonsgegevens om zo uw aanvraag te kunnen verwerken. |
De uitvoering van een precontractuele maatregel (artikel 6.1.b) van de GDPR). |
|
7/ Oriëntatiegesprek en selectiegesprek Voor bepaalde programma’s organiseren wij oriëntatie- en/of selectiegesprekken waarbij wij uw persoonsgegevens verwerken. Zo kunnen we zeker zijn dat het gekozen programma bij u past en beantwoordt aan uw verwachtingen. Wij verzekeren er ons ook van dat uw profiel voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden voor het gekozen programma. |
De uitvoering van een precontractuele maatregel (artikel 6.1.b) van de GDPR). |
|
8/ Organisatie van uw verblijf Wij verwerken uw persoonsgegevens om zo de correcte organisatie van uw verblijf en het goede verloop van het programma waarop u hebt ingetekend te waarborgen (of u nu kiest voor studies aan een middelbare school/universiteit/een taalreis/een verblijf in een gezin zonder taallessen/vrijwilligerswerk/een job-stage-au pair/een wereldreis/een begeleide groepsreis). |
De uitvoering van een overeenkomst die werd gesloten met u (artikel 6.1.b) van de GDPR) naar aanleiding van een overeenkomst betreffende uw deelname aan een programma. Uw uitdrukkelijke toestemming wat betreft de verwerking van uw gevoelige persoonsgegevens in het licht van artikel 9 van de GDPR (bijvoorbeeld: gegevens over uw gezondheid, uw religieuze overtuigingen, uw politieke opvattingen, uw seksuele geaardheid enz. (artikel 6.1.a) en 9.2.a) van de GDPR)). |
|
9/ Opvolging en bijstand Wij verwerken uw persoonlijke gegevens om uw opvolging te verzekeren en, indien nodig, u tijdens uw verblijf hulp en bijstand te bieden. |
De uitvoering van een overeenkomst die met u werd gesloten (artikel 6.1.b) van de GDPR), naar aanleiding van een overeenkomst voor de deelname aan een programma. Uw uitdrukkelijke toestemming wat betreft de verwerking van uw gegevens over uw gezondheid en uw gegevens over uw religieuze overtuigingen (artikel 6.1.a) en 9.2.a) van de GDPR). |
|
10/ Rekrutering van de gastgezinnen Wanneer u een aanvraag indient om gastgezin te worden, verwerken wij uw gegevens om deze aanvraag te beoordelen. |
De uitvoering van een precontractuele maatregel (artikel 6.1.b) van de GDPR). Uw uitdrukkelijke toestemming wat betreft de verwerking van uw gegevens over uw gezondheid en uw gegevens over uw religieuze overtuigingen (artikel 6.1.a) en 9.2.a) van de GDPR). |
|
11/ Beheer van de relaties met de gastgezinnen Eens aangesteld als gastgezin, verwerken wij uw persoonsgegevens om zo de relaties tussen ons, u en de student te beheren. |
De uitvoering van de overeenkomst die met u werd gesloten (artikel 6.1.b) van de GDPR). Uw uitdrukkelijke toestemming wat betreft de verwerking van uw gegevens over uw gezondheid en uw gegevens over uw religieuze overtuigingen (artikel 6.1.a) en 9.2.a) van de GDPR). |
| 12/ Evaluatie van onze diensten | Het gerechtvaardigde belang van WEP om de persoonsgegevens van zijn klanten te verwerken om hun tevredenheidsgraad te meten met het oog op een verbetering van de aangeboden diensten (artikel 6.1).f. van de GDPR). |
|
13/ Statistieken Onder “statistische doeleinden” wordt verstaan elke handeling die verband houdt met de verzameling en verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor statistische onderzoeken of de publicatie van statistische resultaten. Die statistische resultaten kunnen bovendien worden gebruikt voor diverse doeleinden, meer bepaald de verbetering van onze programma’s en verblijven. Dit houdt in dat het resultaat van gegevensverwerking met het oog op statische doeleinden geen enkele identificatie toelaat van de personen van wie de informatie werd gebruikt. |
Het gerechtvaardigde belang van WEP om de persoonsgegevens van zijn Klanten te verwerken om zo de aangeboden diensten te verbeteren en een beter zicht te krijgen op het doelpubliek (artikel 6.1).f. van de GDPR). |
| 14/ Geschillenbeheer |
Het gerechtvaardigde belang van WEP om de persoonsgegevens te verwerken met het oog op de bescherming van zijn belang, in het bijzonder, maar niet uitsluitend in het kader van betwistingen of juridische stappen (artikel 6.1).f. van de GDPR). |
Hieronder gaan we in detail in op de persoonsgegevens die we verzamelen over u, de reden voor hun verzameling, de manier waarop ze verzameld worden (rechtstreeks door u verstrekte gegevens, informatie die met uw toestemming verzameld wordt of gegevens die door onze informaticasystemen verzameld worden).
| Doel van de gegevens-verzameling | Verzamelde persoonlijke gegevens | Rechtstreekse of onrechstreekse verzameling van uw persoonlijke gegevens |
| 1/ Beheer van de precontractuele relaties met de potentiële klanten | Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, postadres, e-mailadres, telefoonnummer, taal) | Hiervoor worden de gegevens rechtstreeks bij u verzameld. |
| 2/ Marketing |
|
Hiervoor worden de gegevens rechtstreeks bij u verzameld of onrechtstreeks via een derde aan wie u de toestemming hebt gegeven om uw gegevens aan WEP over te maken. |
| 3/ Organisatie van wedstrijden | Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, postadres, e-mailadres, telefoonnummer) | Hiervoor worden de gegevens rechtstreeks bij u verzameld. |
| 4/ Publicatie van uw getuigenissen |
|
Hiervoor worden de gegevens rechtstreeks bij u verzameld. |
| 5/ Versturen van persberichten | Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, vennootschap, functie, fax, postadres (optioneel), e-mailadres, telefoonnummer) | Hiervoor worden de gegevens rechtstreeks bij u verzameld of verkregen via de website van de onderneming waarvoor u werkt. |
| 6/ Inschrijving |
|
Hiervoor worden de gegevens rechtstreeks bij u verzameld. |
| 7/ Oriëntatie-gesprek en selectiegesprek |
|
Hiervoor worden de gegevens rechtstreeks bij u verzameld. |
| 8/ Organisatie van uw verblijf |
|
Hiervoor worden de gegevens rechtstreeks bij u verzameld. |
| 9/ Opvolging en bijstand |
|
Hiervoor worden de gegevens rechtstreeks bij u verzameld of bij onze partners verkregen. |
| 10/ Rekrutering van gastgezinnen in België |
|
Hiervoor worden de gegevens rechtstreeks bij u verzameld. |
| 11/ Beheer van de relaties met de gastgezinnen |
|
Hiervoor worden de gegevens rechtstreeks bij u verzameld. |
| 12/ Evaluatie |
|
Hiervoor worden de gegevens rechtstreeks bij u verzameld. |
|
13/ Statistieken Onder “statistische doeleinden” wordt verstaan elke handeling die verband houdt met de verzameling en verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor statistische onderzoeken of de publicatie van statistische resultaten. Die statistische resultaten kunnen bovendien worden gebruikt voor diverse doeleinden, meer bepaald de verbetering van onze programma’s en verblijven. Dit houdt in dat het resultaat van gegevensverwerking met het oog op statische doeleinden geen enkele identificatie toelaat van de personen van wie de informatie werd gebruikt. |
|
Hiervoor worden de gegevens rechtstreeks bij u verzameld. |
| 14/ Geschillen-beheer |
|
Hiervoor worden de gegevens rechtstreeks bij u verzameld of bij onze partners verkregen/ |
In het kader van onze activiteiten kan het gebeuren dat we uw persoonsgegevens delen. Het spreekt daarbij voor zich dat we dat altijd zullen doen op een manier die een optimale bescherming van uw persoonsgegevens garandeert.
►Delen van uw persoonsgegevens met onze dienstverleners, partners en/of onderaannemers
Onze dienstverleners, partners en/of onderaannemers kunnen toegang hebben tot uw persoonsgegevens voor de verwerkingshandelingen die zij uitvoeren. Hieronder vindt u de lijst van onderaannemers met wie we uw gegevens delen, de plaats waar zij gevestigd zijn en de reden waarom we de informatie in kwestie met hen delen.
| Dienstverleners, partners en / of onderaannemers die betrokken zijn bij het delen van uw persoonlijke gegevens | Locatie van dienstverleners, partners en/of onderaannemers | Reden voor het delen van uw persoonlijke gegevens |
| Expert IT |
België |
Auteur en ontwikkelaar van de website Onderhoud van de infrastructuur en de systemen en applicatie-onderhoud |
| Media&More | Italië | Platform dat wordt gebruikt in het kader van de schoolprogramma’s |
| Online.net | Frankrijk | Website hosting |
| Deluxe Small Business Sales |
Verenigde Staten Deze vennootschap bevindt zich buiten de EER. Klik hier voor meer inlichtingen. |
E-mail Marketing (VerticalResponse) |
| Zendesk, Inc. |
Verenigde Staten Deze vennootschap bevindt zich buiten de EER. Klik hier voor meer inlichtingen. |
Online chat(Zopim) |
| Formstack |
Verenigde Staten Deze vennootschap bevindt zich buiten de EER. Klik hier voor meer inlichtingen. |
Tool voor online formulieren |
| Altissia | België | Platform voor taaltests |
| Facebook Lead |
Verenigde Staten Deze vennootschap bevindt zich buiten de EER. Klik hier voor meer inlichtingen. |
Publiciteitscampagnes met formulier |
| Lokale vertegenwoordigers/psychologen | België | WEP doet een beroep op psychologen of lokale vertegenwoordigers om de oriëntatie- en selectiegesprekken te voeren (cfr. punt 2). |
| Onze partners |
Binnen de EU of buiten de EU* *De partner varieert naargelang de keuze van het verblijf en de bestemming, zijn gegevens zullen worden hernomen in het reisdocument dat vóór het vertrek van de deelnemer wordt bezorgd. |
Voor de organisatie van onze verschillende programma's doet WEP beroep op partners om te helpen bij de organisatie of facilitatie van onze activiteit. |
► Met overheidsinstanties, als antwoord op wettelijke verzoeken, inclusief om te voldoen aan eisen op vlak van de nationale veiligheid of in toepassing van de wet.
► In het kader van een transactie, zoals een fusie, een overname, een consolidatie of een verkoop van activa, kan het gebeuren dat wij uw persoonsgegevens met de kopers of verkopers moeten delen.
Wij delen uw gegevens niet met commerciële partners die u producten of diensten zouden willen aanbieden.
WEP heeft precieze regels vastgelegd voor de bewaartermijn van uw persoonsgegevens. Deze termijn varieert in functie van de respectieve doelstellingen en moet rekening houden met de eventuele wettelijke verplichtingen om sommige van uw gegevens te bewaren.
► Meer informatie over het bewaren van uw persoonsgegevens vindt u hier.
We willen u zo duidelijk mogelijk informeren over uw rechten ten opzichte van uw persoonsgegevens. En we willen ervoor zorgen dat u deze rechten ook op een eenvoudige manier kunt uitoefenen.
Hieronder vindt u een samenvatting van uw rechten met een beschrijving van de manier waarop u ze kunt uitoefenen.
► Het recht op toegang
U kunt ons vragen om toegang te krijgen tot alle volgende informatie in verband met:
• Hoe kunt u uw recht op toegang uitoefenen?
U kan heel eenvoudig contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar dataprotection@wep.org. Vermeld daarbij als onderwerp "recht op toegang: persoonsgegevens" en bezorg ons een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart als bijlage bij uw e-mail, evenals een korte beschrijving van de gegevens waartoe u toegang zou willen hebben. Behoudens andersluidende indicatie van uw kant zult u de gevraagde gegevens gratis in een elektronisch formaat ontvangen binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek en binnen 2 maanden als er diepgaand onderzoek verricht moet worden of wanneer WEP een te groot aantal verzoeken tegelijk ontvangt.
Als u uw gegevens niet per e-mail kunt raadplegen, kunt u ons uw verzoek ook per post toesturen naar volgend adres: De Neckstraat 24, 1081 Brussel, België.
In het geval van een schriftelijk verzoek zal dit verzoek ondertekend moeten zijn, alsook vergezeld van een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart. Het verzoek moet het adres vermelden waar het antwoord naartoe gestuurd moet worden. In dat geval zal u een antwoord toegestuurd worden binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek en binnen 2 maanden als er diepgaand onderzoek verricht moet worden of in het geval dat WEP een te groot aantal verzoeken zou ontvangen.
► Het recht op correctie
U kunt WEP vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren en/of bij te werken.
• Hoe kunt u uw recht op correctie uitoefenen?
Hiervoor volstaat een e-mail naar dataprotection@wep.org met daarbij uw naam en voornaam en als onderwerp "Recht op correctie: persoonsgegevens". Voeg ook een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart toe. Geef in de tekst zelf de reden voor uw e-mail aan: de correctie van een onjuist gegeven en de te wijzigen informatie met, mocht u hierover beschikken, een bewijs van de correcte informatie. Daarnaast kunt u dit recht ook uitoefenen door een brief te sturen naar volgend adres: De Neckstraat 24, 1081 Brussel, België. Uw schriftelijk verzoek moet ondertekend zijn, alsook vergezeld van een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart. Het verzoek moet het adres vermelden waar het antwoord naartoe gestuurd moet worden. In dat geval zal er u een antwoord toegestuurd worden binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek en binnen 2 maanden als er diepgaand onderzoek verricht moet worden of in het geval dat WEP een te groot aantal verzoeken zou ontvangen.
► Het recht op het wissen van gegevens
Als u zich in een van de volgende situaties bevindt, kunt u ons eveneens op elk moment contacteren om ons te vragen de persoonsgegevens die we van u verwerken, te wissen:
• Hoe kunt u uw recht op wissen van gegevens uitoefenen?
U kan heel eenvoudig contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar dataprotection@wep.org. Vermeld daarbij als onderwerp " Recht op wissen van gegevens: persoonsgegevens" en bezorg ons een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart als bijlage bij uw e-mail. Geef verder in de tekst van uw e-mail de reden voor de mail aan (bv. het wissen van uw gegevens wanneer u uw toestemming hebt ingetrokken (waarop de verwerking gebaseerd is).
Daarnaast kunt u dit recht ook uitoefenen door een brief te sturen naar volgend adres: De Neckstraat 24, 1081 Brussel, België. Uw schriftelijk verzoek moet ondertekend zijn, alsook vergezeld van een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart. Het verzoek moet het adres vermelden waar het antwoord naartoe gestuurd moet worden. In dat geval zal er u een antwoord toegestuurd worden binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek en binnen 2 maanden als er diepgaand onderzoek verricht moet worden of in het geval dat WEP een te groot aantal verzoeken zou ontvangen.
Niettemin kan het gebeuren dat we geen gevolg kunnen geven aan uw verzoek om gebruik te maken van uw recht om vergeten te worden. Dit recht is namelijk niet absoluut. Zo moeten we erover waken dat dit recht in evenwicht is met andere belangrijke rechten en waarden, zoals de vrijheid van meningsuiting, de naleving van een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn of belangrijke redenen van openbaar belang.
► Het recht om vergeten te worden
Het zou kunnen dat onze website persoonsgegevens bevat die u betreffen. Als u niet wilt dat deze gegevens hierop verschijnen, kunt u ons vragen om ze te verwijderen, als u zich in een van de volgende situaties bevindt:
Voorts zijn wij verplicht om redelijke maatregelen te treffen ter verwittiging van de andere ondernemingen (verwerkingsverantwoordelijken) die de persoonsgegevens verwerken, waarvoor u het verzoek tot schrapping van elke verwijzing ernaar of elke kopie ervan indiende.
• Hoe kunt u uw recht om vergeten te worden, uitoefenen?
Om bepaalde informatie over u van onze website te laten verwijderen, volstaat een e-mail naar dataprotection@wep.org. Vermeld daarbij uw naam en voornaam en het onderwerp "Recht om vergeten te worden: persoonsgegevens". Voeg als bijlage een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart toe. Vermeld in de tekst van uw e-mail de reden voor uw verzoek, bv. door middel van een woordje uitleg, alsook het precieze adres (URL) van de pagina in kwestie.
Daarnaast kunt u dit recht ook uitoefenen door een brief te sturen naar volgend adres: De Neckstraat 24, 1081 Brussel, België. Uw schriftelijk verzoek moet ondertekend zijn, alsook vergezeld van een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart. Het verzoek moet het adres vermelden waar het antwoord naartoe gestuurd moet worden. In dat geval zal er u een antwoord toegestuurd worden binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek en binnen 2 maanden als er diepgaand onderzoek verricht moet worden of in het geval dat WEP een te groot aantal verzoeken zou ontvangen.
Niettemin kan het gebeuren dat we geen gevolg kunnen geven aan uw verzoek om gebruik te maken van uw recht om vergeten te worden. Dit recht is namelijk niet absoluut. Zo moeten we erover waken dat dit recht in evenwicht is met andere belangrijke rechten en waarden, zoals de vrijheid van meningsuiting, de naleving van een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn of belangrijke redenen van openbaar belang.
► Het recht van bezwaar
U kunt ons in geen geval beletten om uw gegevens te verwerken:
• Hoe kunt u uw recht van bezwaar uitoefenen?
Het volstaat om een e-mail te versturen naar dataprotection@wep.org met daarbij uw naam en voornaam alsook als onderwerp "Recht op bezwaar: persoonsgegevens". Voeg ook als bijlage bij uw e-mail een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart toe. Geef verder in de tekst de redenen aan die de motivatie voor uw bezwaar vormen.
Daarnaast kunt u dit recht ook uitoefenen door een brief te sturen naar volgend adres: De Neckstraat 24, 1081 Brussel, België. Uw schriftelijk verzoek moet ondertekend zijn, alsook vergezeld van een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart. Het verzoek moet het adres vermelden waar het antwoord naartoe gestuurd moet worden. In dat geval zal er u een antwoord toegestuurd worden binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek en binnen 2 maanden als er diepgaand onderzoek verricht moet worden of in het geval dat WEP een te groot aantal verzoeken zou ontvangen.
Niettemin kan het gebeuren dat we geen gevolg kunnen geven aan uw verzoek. Het spreekt echter voor zich dat we u in dat geval een zo duidelijk mogelijk antwoord zullen bezorgen. Verder zullen de e-mails of informatiebrieven die u eventueel toegestuurd zullen worden, een link bevatten waarop u kan klikken om geen promotionele informatie van ons meer te ontvangen.
► Het recht op overdraagbaarheid van gegevens
Dit recht biedt u de mogelijkheid om gemakkelijker zelf uw persoonsgegevens te controleren en meer bepaald:
Dit recht beoogt zowel uw actief en bewust bezorgde gegevens zoals uw bezorgde gegevens voor het aanmaken van uw online account (bv. e-mailadres, gebruikersnaam, leeftijd), als de door WEP verzamelde gegevens.
Omgekeerd worden de persoonsgegevens die van de door u verstrekte informatie afgeleid, berekend of opgemaakt worden, zoals het resultaat van een evaluatie van uw gezondheid, uitgesloten van het recht op overdraagbaarheid van gegevens omdat ze gecreëerd werden door WEP.
• Hoe kunt u uw recht op overdraagbaarheid van gegevens uitoefenen?
Hiertoe volstaat een e-mail naar dataprotection@wep.org. Vermeld daarbij uw naam en voornaam en het onderwerp "Recht op overdraagbaarheid van gegevens: persoonsgegevens". Voeg als bijlage een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart toe. Vergeet niet om in uw e-mail de respectieve bestanden en het type van verzoek te preciseren (teruggave van gegevens en/of overdracht aan een nieuwe dienstverlener).
Daarnaast kunt u dit recht ook uitoefenen door een brief te sturen naar volgend adres: De Neckstraat 24, 1081 Brussel, België. Uw schriftelijk verzoek zal ondertekend moeten zijn, alsook vergezeld van een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart. Uw schriftelijk verzoek moet ondertekend zijn, alsook vergezeld van een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart. Het verzoek moet het adres vermelden waar het antwoord naartoe gestuurd moet worden. In dat geval zal er u een antwoord toegestuurd worden binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek en binnen 2 maanden als er diepgaand onderzoek verricht moet worden of in het geval dat WEP een te groot aantal verzoeken zou ontvangen.
U moet echter weten dat WEP het recht heeft om uw verzoek tot overdraagbaarheid van gegevens te weigeren. Dit recht is namelijk uitsluitend van toepassing op de persoonsgegevens die verzameld werden op basis van uw toestemming of de uitvoering van een met u gesloten overeenkomst (om de persoonsgegevens te kennen die het voorwerp kunnen uitmaken van het recht op overdraagbaarheid van gegevens, klikt u op het deel doeleinden en grondslagen). Verder mag dit recht evenmin afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van derden, van wie de gegevens deel zouden uitmaken van de gegevens die overgedragen zouden worden naar aanleiding van een verzoek tot overdraagbaarheid.
► Recht op beperking van de verwerking
U hebt het recht ons te vragen om uw geregistreerde persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld een tijdelijke verplaatsing naar een ander verwerkingssysteem of een vergrendeling waardoor ze ontoegankelijk worden) met het oog op het beperken van hun toekomstige verwerking. U kunt dit recht uitoefenen wanneer:
In geval van beperking van de verwerking zullen uw persoonsgegevens zonder uw voorafgaande akkoord geen voorwerp meer vormen van welke verwerking ook, met uitzondering van de bewaring (opslag) ervan.
Uw persoonsgegevens mogen wel nog worden verwerkt voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechten voor het gerecht, het beschermen van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon, en om grondige redenen van openbaar belang in de Europese Unie of een lidstaat ervan.
In geval van beperking van de verwerking van bepaalde van uw persoonsgegevens brengen we u op de hoogte wanneer de maatregel wordt opgeheven.
• Hoe kunt u uw recht op beperking uitoefenen?
Hiervoor volstaat een e-mail naar dataprotection@wep.org. Vermeld daarbij uw naam en voornaam en het onderwerp "Recht op beperking van persoonsgegevens". Voeg als bijlage een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart toe. Vermeld in uw e-mail ook de reden van uw verzoek.
Daarnaast kunt u dit recht ook uitoefenen door een brief te sturen naar volgend adres: De Neckstraat 24, 1081 Brussel, België. Uw schriftelijk verzoek zal ondertekend moeten zijn, alsook vergezeld van een kopie van de recto-zijde van uw identiteitskaart. Het verzoek moet het adres vermelden waar het antwoord naartoe gestuurd moet worden. In dat geval zal er u een antwoord toegestuurd worden binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek en binnen 2 maanden als er diepgaand onderzoek verricht moet worden of in het geval dat WEP een te groot aantal verzoeken zou ontvangen.
► Overdracht van gegevens binnen Europa
Voor de noodzaak van bepaalde verwerkingen worden sommige gegevens verstuurd naar Europa (cf. point 4.1). Binnen de Europese Economische Ruimte (28 lidstaten van de EU, IJsland, Noorwegen, Liechtenstein) zullen de persoonsgegevens dezelfde mate van bescherming genieten.
► Overdracht van gegevens buiten Europa
De bescherming van de private levenssfeer en de regels die de overheid toegang geven tot uw persoonsgegevens in die landen zijn niet per se gelijk aan die in Europa. Om u te verzekeren van de hoge eisen die worden gesteld aan de bescherming van gegevens en de private levenssfeer benadrukken wij dat wij alleen beroep doen op leveranciers van diensten, partners en onderaannemers die voldoende technische en juridische garanties kunnen bieden. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de modaliteiten voor de overdracht van persoonsgegevens buiten Europa.
| Categorieën ontvangers van de gegevens | Naam van de onderneming | Vestigingsplaats van de onderneming | Reden voor de overdracht | Juridische waarborgen rond de overdracht |
| Onder-aannemer | Deluxe Small Business Sales | Verenigde Staten | E-mailmarketing | Deluxe Small Business Sales, Inc. heeft ingestemd met de principes van het Privacy Shield en leeft die na. Het betreft een mechanisme van zelfcertificering voor ondernemingen die zijn gevestigd in de Verenigde Staten en die door de Europese Commissie worden erkend als zijnde ondernemingen die een juridische garantie bieden voor de overdracht van persoonsgegevens door een Europese entiteit naar ondernemingen die zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Meer informatie over het Privacy Shield. |
| Onder-aannemer | Zendesk, Inc. | Verenigde Staten | Online chat (Zopim) | Zendesk, Inc. heeft ingestemd met de principes van het Privacy Shield en leeft die na. Het betreft een mechanisme van zelfcertificering voor ondernemingen die zijn gevestigd in de Verenigde Staten en die door de Europese Commissie worden erkend als zijnde ondernemingen die een juridische garantie bieden voor de overdracht van persoonsgegevens door een Europese entiteit naar ondernemingen die zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Meer informatie over het Privacy Shield. |
| Onder-aannemer | Formstack | Verenigde Staten | Tool voor online formulieren | Formstack heeft ingestemd met de principes van het Privacy Shield en leeft die na. Het betreft een mechanisme van zelfcertificering voor ondernemingen die zijn gevestigd in de Verenigde Staten en die door de Europese Commissie worden erkend als zijnde ondernemingen die een juridische garantie bieden voor de overdracht van persoonsgegevens door een Europese entiteit naar ondernemingen die zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Meer informatie over het Privacy Shield. |
| Onder-aannemer | Facebook Lead | Verenigde Staten | Reclamecampagnes met formulier | Facebook heeft ingestemd met de principes van het Privacy Shield en leeft die na. Het betreft een mechanisme van zelfcertificering voor ondernemingen die zijn gevestigd in de Verenigde Staten en die door de Europese Commissie worden erkend als zijnde ondernemingen die een juridische garantie bieden voor de overdracht van persoonsgegevens door een Europese entiteit naar ondernemingen die zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Meer informatie over het Privacy Shield. |
| Partners | De partner varieert naargelang de keuze van het verblijf en de bestemming. Zijn gegevens zullen worden hernomen in het reis document dat vóór het vertrek van de Deelnemer wordt bezorgd. | Buiten de EU | Lokale Partners die tussen-komen om zo onze activiteit te organi-seren of te faciliteren in het kader van de organi-satie van onze program-ma’s en verblijven |
Wij maken uw persoonsgegevens over en/of kennen de toegang tot die gegevens toe aan een partner die is gevestigd in een staat die geen lidstaat vormt van de EER en dit enkel en alleen als (1) die zich bevindt in een staat die krachtens een door de Europese Commissie genomen toereikendheidsbesluit een adequaat beschermings- niveau waarborgt Voor meer informatie en/of een afschrift van de ingevoerde garanties stuurt u een mail naar dataprotection@wep.org met uw naam, voornaam en in het onderwerp “overdracht van persoonsgegevens buiten de EU”. Vermeld in de tekst van uw e-mail de precieze inlichtingen die u wenst te ontvangen. |
►Hebt u een vraag of suggestie met betrekking tot dit Charter ter bescherming van uw persoonsgegevens?
Aarzel dan niet om ons deze over te maken door contact met ons op te nemen via mail naar dataprotection@wep.org of per post naar: De Neckstraat 24, 1081 Brussel, België. We zullen uw schrijven aandachtig lezen en u zo snel mogelijk antwoorden.
► Vindt u dat we uw persoonsgegevens onvoldoende beschermen?
Als u van oordeel bent dat WEP uw persoonsgegevens niet conform GDPR en de Belgische wet verwerkt, aarzel dan niet om ons dat te melden via email naar dataprotection@wep.org of per brief naar het adres: De Neckstraat 24 bus 32, 1081 Brussel.
Als u van mening bent dat WEP uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de AVG en de Belgische wet verwerkt, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij:
►Een klacht indienen bij de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit
►Een klacht indienen bij een andere Europese gegevensbeschermingsautoriteit
Gelieve de lijst hier te raadplegen om een klacht te kunnen indienen bij een andere gegevensbeschermingsautoriteit.
Dit Charter ter bescherming van uw persoonsgegevens kan op elk moment gewijzigd worden, met name om in orde te zijn met eventuele wetgevende of reglementaire wijzigingen en met de evolutie van onze diensten.
De belangrijke wijzigingen die aangebracht zouden worden, zullen via onze website of per e-mail gemeld worden en dat in de mate van het mogelijke minstens dertig dagen vóór hun inwerkingtreding.
Wanneer we wijzigingen van dit Charter zullen publiceren, zullen we de datum van de "laatste update" bovenaan het vertrouwelijkheidsbeleid aanpassen en de wijzigingen beschrijven op de pagina "Historiek van de wijzigingen".
We raden u aan om dit Charter regelmatig te raadplegen om te weten hoe WEP uw persoonsgegevens beschermt.
Nieuws
